Comme vous le savez, tous les salariés ont droit à des congés payés. Mais gérer les congés payés, c’est des règles d’acquisition et de dépenses, des jours de fractionnement, etc. Et cela peut soulever beaucoup de questions.

Voici quelques clés pour s’emparer du sujet.

Remarque : c’est le cadre légal qui est présenté ici. Votre convention collective peut prévoir des mesures différentes. L’article ne prend pas, non plus, en compte les spécificités des caisses de congés payés (BTP, spectacle, etc.).

Acquisition des congés payés

Les congés payés sont généralement gérés en jours ouvrables (lundi à samedi) mais il est aussi possible de les gérer en jours ouvrés (lundi à vendredi). Pour cela, la seule condition est de s’assurer que les salariés ne perdent pas de droit en passant de l’un à l’autre.

Ainsi, les congés payés sont acquis :

• dès le premier mois 
• quelque soit le contrat et le temps de travail
• à raison de 2,5 jours ouvrables ou l’équivalent 2,08 ouvrés / mois (soit 30 jours ouvrables annuels ou 25 jours ouvrés)

Les congés payés sont acquis pendant des périodes assimilées au temps de travail. C’est-à-dire que les salariés obtiennent des congés lorsqu’ils travaillent mais aussi pendant certains congés :

• congés payés, RTT ou récup
• congés maternité, paternité et d’accueil de l’enfant et d’adoption
• congés pour événements familiaux
• congés de formation
• arrêt de travail pour cause d’accident du travail, d’accident de trajet ou de maladie professionnelle

Par contre, certaines périodes ne sont pas assimilées à du temps travail et ne permettent pas d’obtenir des congés. Il s’agit notamment des arrêts de travail (maladie ordinaire), du congé parental, ainsi que des périodes de grève, de mise à pied.

Période de référence

Il existe une période de référence d’un an. Elle est (généralement) fixée du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Cela ne veut pas dire que la personne qui a intégré votre entreprise ne peut pas prendre de congés avant le 1er juin (cf. partie suivante).

Cette période permet de compter les congés payés pour les années incomplètes. En effet, un salarié bénéficie de 30 jours ouvrables de congés du 1er juin au 31 mai. Si la personne arrive ou part au cours de cette période, ce nombre de jours est proratisé par rapport au temps de présence.

Remarque : lorsque le nombre de jours de congés acquis pendant la période de référence n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur.

La période de référence permet aussi de déterminer la période pour utiliser ses congés et donc une date après laquelle ils sont « perdus ». Les congés acquis au 31 mai doivent ainsi être pris, au plus tard, entre le 1er juin de l’année en cours et le  31 mai de l’année suivante.

Dépenses des congés payés

Les congés peuvent être pris dès leur acquisition, soit dès le 2ème mois du contrat. 

Ils peuvent être dépensés par journée, voire par demi-journée avec l’accord de l’employeur.

Autre règle, les jours fériés ne sont pas décomptés des congés payés.

Temps plein et temps partiel, quels jours compter ?

Les salariés à temps plein comme ceux à temps partiel acquiert 2,5 jours ouvrables par mois. Le décompte est lui aussi le même pour s’assurer de l’égalité de traitement des salariés. Dans les deux cas, on va compter les jours ouvrables :

• en prenant comme point de départ le 1er jour où le salarié aurait dû travailler (s’il n’était pas parti en congé) 
• et comptant tous les jours ouvrables jusqu’à la reprise du travail (et pas des seuls jours où il devait effectivement travailler).

Ainsi, 1 semaine de congé = 6 jours ouvrables que la personne soit à temps plein ou à temps partiel.

Exemple 1 : un salarié est en congé lundi, mardi.

• Pour un temps plein, on décompte 2 jours de congés (lundi, mardi).
• Pour un 80% où la personne ne travaille pas le mercredi, on décompte 3 jours (lundi, mardi et mercredi).

Exemple 2 : un salarié est en congé jeudi, vendredi.

• Pour un temps plein, on décompte 3 jours de congés (jeudi, vendredi, samedi).
• Pour un 80% où la personne ne travaille pas le mercredi, on décompte 3 jours aussi (jeudi, vendredi, samedi).

Remarque : même si le salarié ne prend pas des semaines entières, il y a au maximum 5 samedi décomptés par an.

Congé principal et jour de fractionnement

Un congé principal est obligatoire entre 1er mai et le 31 octobre. Il doit être :

• minimum de 12 jours ouvrables (2 semaines) 
• maximum de 24 jours ouvrables (4 semaines)

C’est ce congé principal qui détermine les jours de fractionnement. Ainsi, SI le salarié ne prend pas 4 semaines de congés entre le 1er mai et le 31 octobre ET prend des jours de congés entre le 1er novembre et le 30 avril ALORS il bénéficie de jours de fractionnement. Ces jours de congés complémentaires sont de :

• 1 jour ouvrable pour 3 et 5 jours de congés pris hors période
• 2 jours ouvrables pour 6 jours minimum de congés pris hors période

Remarque : la cinquième semaine de congés payés n’est pas prise en compte pour l’acquisition des jours de fractionnement. 

Le rôle de l’employeur

La première mission de l’employeur est de définir les dates et l’ordre des départs (notamment pour le congé principal) : 

• soit par accord d’entreprise ou par convention ou accord de branche,
• soit, en l’absence d’accord ou de convention, par l’employeur après avis du comité social et économique (CSE)

Ces éléments sont communiqués au plus tard 1 mois avant l’ouverture de la période de congé.

Pour définir l’ordre des départs, l’employeur tient compte de la situation de famille des salariés, de l’ancienneté dans l’entreprise, leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Dans ce cadre, l’employeur peut imposer des congés pour fermeture de l’entreprise. Ainsi, il est possible de fixer d’une à cinq semaines de fermeture par an. Les salariés doivent être prévenus au plus tôt et au moins 1 mois avant la fermeture.

Deuxième point clé, la validation des congés. En effet, l’employeur ne peut pas refuser d’accorder un congé à ses salariés. Par contre, l’employeur peut refuser d’accorder un congé à ses salariés aux dates demandées. Il faut alors convenir conjointement d’autres dates. 

A retenir

Pour conclure cet article un peu long, voici les quelques éléments à garder en tête pour gérer les congés payés :

• tous les salariés acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois et ce dès le premier mois
• tous les salariés peuvent dépensés leurs congés dès qu’ils les ont acquis
• un congé principal de 2 à 4 semaines doit être pris entre mai et octobre
• l’employeur peut imposer des congés en fermant l’entreprise
• l’employeur fixe des règles pour les dates et pour l’ordre de prise des congés

Dernier point, l’égalité de traitement des salariés est importante. Que ce soit sur les décomptes ou sur la validation des congés, c’est en effet un élément clé pour que tout se passe sereinement.

Retrouvez aussi l’article sur les autres types de congés existants (rémunérés ou pas).