Les règles de calcul des congés payés pendant les arrêts maladie ont changé, voici quelques pistes pour mettre à jour son entreprise.

Les changements

Nous en parlions, il y a quelques mois, la Cour de Cassation a rendu plusieurs arrêts pour mettre en conformité le droit français avec le droit européen au sujet des congés payés. Pour faire simple, avant les salariés en arrêts maladies (non-professionnels) ne cumulaient pas de congés payés pendant leur arrêt. Maintenant, si, tous les salariés qu’ils aient eu des arrêts de travail professionnels ou non professionnels conservent leurs 30 jours ouvrables de congés par an.

Le Code du Travail n’a pas encore été mis à jour mais cela devrait arriver dans les prochains mois. Les mesures devront donc être rapidement appliquées par tous les employeurs.

La gestion actuelle des congés

Que faire pour les salariés malades actuellement ?

• L’acquisition des congés payés restent de 2,5 jours par mois même lors des arrêts maladies.

Et si l’arrêt maladie se prolonge (3 mois, 6 mois, 1 an) ?

• L’acquisition des congés payés continue. Désormais, il n’y a plus de date butoir.

Que faire si, à l’issue de l’arrêt de travail, le contrat avec le salarié est rompu ?

• Quelque soit la cause de la rupture, les congés payés non-pris sont payés en fin de contrat. Ce sera le cas ici aussi pour les congés acquis pendant l’arrêt.

Est-ce que cela fonctionne avec les congés payés conventionnels ?

• Oui, les congés payés supplémentaires issus des conventions collectives sont aussi concernés. On pense notamment aux congés d’ancienneté.

Et pour les RTT ?

• Non, les RTT compensent un temps de travail supérieur à 35h ou un contrat en forfait jour. Ce ne sont pas, à proprement parler, des congés.

Reste-t-il des situations où le salarié n’acquière pas de congés payés ?

• Oui, les salariés n’acquièrent pas de congés payés notamment pendant une grève, un congé parental, des congés sans solde ou une mise à pied.

Rétroactivité des mesures

Des salariés en arrêt maladie, en 2022, peuvent-ils demander à ce que leurs congés payés soit abondés en 2023 ?

• Oui, si des congés payés ont été déduit à cause de leur arrêt maladie. Les salariés pourront alors demander à ce que leur compteur de congés soit régularisé.

Et si le salarié est parti ?

• Même chose, le salarié sorti de l’entreprise pourra demander le paiement des congés payés qui ont étaient réduit par un arrêt maladie.

Jusqu’à quand faudra-t-il régulariser les congés payés ?

• Le délai de prescription des congés payés est de 3 ans. Il commence à l’issue de la période de prise de congés.

Comment faire concrètement ?

Je commence par quoi ?

• D’abord, je mets à jour les règles d’acquisition actuelle des congés payés et j’arrête de réduire les congés en cas d’arrêt maladie.
• Ensuite, je fais le point sur les congés actuellement utilisés. Y a-t-il eu des arrêts maladies, entre juin 2022 et mai 2023, qui ont impactés les congés payés actuels ? Si oui, je rajoute les jours de congés nécessaires aux salariés concernés.
• Enfin, au 31 mai, l’entreprise fait le bilan des congés acquis entre juin 2023 et mai 2024. Je vérifie bien que les arrêts maladies n’ont pas affecté le solde de congés payés de la période.

Comment anticiper les demandes de rétroactivité ?

• Identifier les salariés concernés pendant la période de 3 ans.
• Compter les jours de congés à régulariser et chiffrer la mesure. En fonction des entreprise, la mesure peut être quasiment sans impact ou à l’inverse particulière coûteuse.
• Ensuite, si vous avez un CSE, échanger avec les représentants du personnel.
• Enfin, vous pouvez provisionner les sommes pour pouvoir répondre aux demandes plus anciennes, si elles arrivent. Ou vous pouvez directement régulariser les situations de vos salariés. Dans ce cas, n’oubliez pas d’indiquer un délai pour prendre ces congés et les possibilités autres (mettre des congés sur un CET par exemple).

Et pour les salariés sortis de l’entreprise ?

• Même chose que précédemment : identifier et chiffrer.
• Si vous pouvez, régulariser la situation. Si vous ne pouvez pas, provisionner les montants pour répondre aux demandes des anciens salariés si elles arrivent.

Point d’attention

Un des arrêts de la Cour de Cassation précise également que le délai de prescription commence l’expiration de la période légale ou conventionnelle au cours de laquelle les congés auraient pu être pris.

Concrètement, cela signifie que l’employeur doit laisser la possibilité au salarié de prendre ses congés payés. Il doit également indiquer clairement les règles d’utilisation des congés et les délais.

Si ce n’est pas déjà le cas, nous vous conseillons de réaliser une note sur le fonctionnement des congés. Vous pourrez ainsi transmettre les informations à vos salariés actuels et à chaque nouvel embauché. Dans ce document vous pouvez rappeler :

• l’acquisition des congés
• comment les utiliser
• le délai pour prendre ses congés payés
• les conditions d’un éventuel report de congés non-pris
• l’endroit où chaque salarié trouvera son décompte de congé.

Plus d’information

La fiche congés payés et la question « L’absence du salarié est-elle prise en compte pour le calcul de ses congés ? » sur le site service-public

Les arrêts de la Cour de Cassation au sujet des arrêts maladies et des congés payés.