Vous avez travaillé dur pour recruter la perle rare, il s’agit maintenant de la garder ! Pour faire ça, l’accueil et l’intégration du nouveau collaborateur est une étape essentielle.

On parle souvent de la première impression que transmet le collaborateur (ou le candidat lors d’un recrutement), mais il ne faut pas oublié que l’entreprise aussi produit une première impression sur son salarié. Cette impression se doit d’être positive et d’être confortée par une démarche d’intégration progressive (pas seulement par son accueil le jour de son arrivée).

L’arrivée dans l’entreprise est effectivement le premier pas pour engager et fidéliser ses collaborateurs.

Avant l’arrivée du collaborateur

Certaines obligations légales sont à remplir lors de l’embauche.

• Réaliser la DPAE – Déclaration Préalable à l’Embauche
• Préparer le contrat de travail et les documents administratifs qui l’accompagnent (règlement intérieur, affiliation à la mutuelle …)
• Programmer une visite médicale d’embauche
• Mettre à jour le registre du personnel et créer le dossier du salarié

Au delà de ces aspects législatifs, certaines bonnes pratiques peuvent être considérer comme une “base minimum nécessaire”. Dans cette base, nous mettrons en avant 2 éléments :

• Prévenir l’équipe !

Le responsable doit prévenir l’équipe de travail de l’arrivée du nouveau collaborateur. Oui je sais, c’est l’évidence même, mais malheureusement, des équipes non prévenues, ça c’est déjà vu !

L’équipe ne doit pas être surprise par l’arrivée et doit savoir sur quel poste la nouvelle personne arrive pour qu’elle puisse intégrer le “nouveau”. Le collaborateur verra que son arrivée est prévue et valorisée.

• Préparer le bureau / le matériel du nouveau salarié

Là aussi c’est évident, mais combien de fois cela n’est-il pas fait dans les temps ? Cela nécessite d’anticiper l’organisation, voire les commandes de matériel, pour que tout soit prêt à la date prévue.

Que ce soit du matériel informatique, un téléphone et un compte de messagerie ou des EPI, un poste de travail technique ou même un planning d’intervention, il y a toujours des éléments à anticiper

Si ces éléments sont prêts, le nouvel arrivant se sentira tout de suite plus impliqué. Il aura plus de faciliter à s’engager dans l’entreprise s’il se sent le bienvenu.

A son arrivée

Il n’est pas imaginable de mettre la personne au boulot 10 minutes après son arrivée ! Au-delà des nécessaires démarches administratives, prenez du temps pour présenter l’équipe et l’entreprise. Il faut prévoir du temps dans votre agenda pour :

• Présenter les collègues du collaborateur et visiter les locaux

Il est essentiel de “faire le tour” du service ou de l’entreprise (en fonction de sa taille). Il s’agit d’introduire le collaborateur auprès de ses futurs interlocuteurs pour qu’il puisse les identifier et savoir quel est leur poste. Ce “tour” s’accompagne généralement d’une présentation globale des locaux avec ses points essentiels, où se trouve le bureau/le poste de travail du collaborateur, la machine à café …

• Présenter le fonctionnement, les grandes lignes de l’histoire de l’entreprise, les principaux clients …

Il s’agit de transmettre au nouveau collaborateur des éléments de compréhension de l’entreprise et de son fonctionnement. Cela peut s’appuyer sur un livret d’accueil, l’organigramme de l’entreprise …

• Faire le point sur le poste du collaborateur, ses missions et ses activités

Il est nécessaire de reprendre la définition du poste et de préciser ce que vous attendez du collaborateur pendant les premières semaines. Y a-t-il une formation prévue ? Une journée d’intégration ? Un tuteur ? Quelle est sa première mission ? Y a-t-il un objectif de production défini pour les prochain(e)s jours/semaines ?

• Prévoir un déjeuner avec l’équipe

Focus sur la période d’essai

Et non, l’intégration ne s’arrête pas là ! En particulier pendant la période d’essai, le responsable doit être présent pour le nouveau salarié. Il doit encourager le collaborateur à poser des questions (et bien sûr, y répondre). Il doit également faire attention à la cohésion et à la dynamique de l’équipe qui est influencée par cette arrivée.

En effet, la période d’essai est une étape importante tant pour l’entreprise que pour le collaborateur. Le collaborateur va évaluer son intérêt pour le poste et l’entreprise tant en terme de climat qu’en terme de missions qui lui sont confiées. L’entreprise va évaluer la capacité du collaborateur à réaliser les activités relatives à son poste et l’adéquation entre la personnalité du collaborateur et la culture / le climat de l’entreprise.

La période d’essai n’est “réussie” que si le collaborateur et l’entreprise sont mutuellement satisfaits. L’analyse de ces premières semaines (ou mois) doit être réalisée conjointement pour mettre en place les mesures nécessaires à la réalisation des missions du collaborateur.

La fin du processus d’intégration ?

L’intégration se termine en se transformant en suivi régulier du collaborateur, entre autres par le biais des entretiens d’évaluation et/ou des entretiens professionnels.

L’intégration doit être pensée en tant que processus mais aussi par rapport à la stratégie de l’entreprise, à ses valeurs, à son fonctionnement. Nous avons mis en avant ici quelques points qui semblent indispensables, mais qu’il convient de compléter ou d’ajuster en fonction de votre culture d’entreprise.